E-Fatura

Orka ile e-fatura oluşturma, gönderme ve alma rehberi.

E-fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği standartlara göre elektronik ortamda düzenlenen dijital faturadır. Klasik yöntemlerde faturanın kesilmesi, postayla karşı tarafa iletilmesi ve muhasebeleştirilmesi gibi süreçler gerekirken, e-fatura ile tüm bu işlemler saniyeler içinde otomatik olarak tamamlanır.

E-Fatura Nedir?

E-fatura, kağıt üzerine yazılan ya da yazdırılan geleneksel faturanın dijital ortamda hazırlanmış ve alıcıya elektronik olarak iletilmiş halidir. İki tarafın da GİB sistemine kayıtlı e-fatura mükellefi olması durumunda, fatura doğrudan GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine iletilir. Her e-fatura kesildiği anda GİB’in verilerine işlenir; üzerinde zaman damgası bulunmaz.

E-faturaya geçen bir işletme, bu tarihten itibaren e-fatura mükellefi olan müşterilerine artık kağıt fatura kesemez. Müşteri e-fatura mükellefi değilse e-arşiv fatura düzenlemeniz gerekir.

Kimler E-Fatura Kullanmak Zorundadır?

E-fatura kullanım zorunluluğu çeşitli kriterlere göre belirlenmektedir. Genel olarak aşağıdaki gruplar e-fatura mükellefidir:

• Belirli ciro eşiğini aşan mükellefler (GİB tarafından her yıl güncellenen hadler)
• E-ticaret faaliyeti yürüten işletmeler
• Özel hastane, özel eğitim kurumu gibi sektörel zorunluluk kapsamındakiler
• Kamu kurumlarına mal/hizmet satan işletmeler

E-fatura zorunluluk kapsamı ve ciro hadleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenli olarak güncellenmektedir. Güncel bilgiye ulaşmak için GİB’in resmi web sitesini takip etmeniz önerilir.

E-fatura sistemine üç farklı yöntemle dahil olabilirsiniz:

1. GİB Portalı — GİB’in kendi portali üzerinden işlemlerinizi yürütebilirsiniz.
2. Özel Entegratör — GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör firmalar aracılığıyla işlem yapabilirsiniz.
3. Doğrudan Entegrasyon — Kendi BT altyapınızı GİB sistemleriyle entegre ederek kullanabilirsiniz.

E-Fatura Mükellefi Sorgulama

Fatura kesmeden önce karşı tarafın e-fatura mükellefi olup olmadığını sorgulamanız gerekir. Bu sorguyu Orka üzerinden yapabilirsiniz:

• Fatura ekranında alıcı VKN/TCKN’yi girdikten sonra Orka otomatik olarak GİB’den mükellefiyet durumunu kontrol eder.
• Alıcı e-fatura mükellefi ise fatura e-fatura olarak gönderilir; değilse e-arşiv fatura olarak düzenlenir.

GİB’in resmi sorgulama sayfasından da manuel olarak sorgulama yapabilirsiniz: efatura.gov.tr

Orka’da E-Fatura Gönderme

1. Fatura Oluşturma

   Orka programında E-Fatura modülüne girin. “Yeni Fatura” butonuna tıklayarak müşteri bilgilerini, ürün/hizmet kalemlerini ve tutarları doldurun. Orka, fatura oluştururken karşı tarafın e-fatura mükellefiyet durumunu otomatik olarak sorgular.

2. Belge Ekleme (İsteğe Bağlı)

   E-fatura ile birlikte Word, Excel veya PDF formatında ek belge göndermek isterseniz fatura ekranındaki “Ek Belge” alanını kullanarak dosyanızı yükleyebilirsiniz.

3. İmzalama

   Şahıs firması iseniz e-imzanızla, şirketler için ise mali mühürünüzle faturayı imzalayın. Orka Bulut kullanıcıları, muvafakatname vererek mali mühür gerektirmeden imzalama yapabilir.

4. Gönderme

   “Gönder” butonuna tıklayın. Orka, faturayı GİB altyapısı üzerinden alıcının posta kutusuna iletir. İşlem anlık olarak gerçekleşir.

5. Durumu Takip Etme

   Gönderilen faturanın durumunu Orka’daki e-fatura listesi ekranından takip edebilirsiniz. Alıcının yanıt vermesi için yasal süre 8 gündür.

E-Fatura Alma

Orka, gelen e-faturaları otomatik olarak alır ve muhasebe kayıtlarına işlenmesi için size sunar. Gelen faturalar üzerinde Kabul veya Red yanıtı verebilirsiniz.

Gelen e-faturaya 8 gün içinde yanıt verilmezse fatura otomatik olarak kabul edilmiş sayılır.

Durum Kodları

Durum	Açıklama
Gönderildi	Fatura GİB sistemine iletildi, alıcının posta kutusunda bekliyor.
Alındı	Alıcı firmaya ulaştı, yanıt bekleniyor.
Kabul Edildi	Alıcı faturayı kabul etti.
Reddedildi	Alıcı faturayı reddetti; red gerekçesi fatura üzerinde görüntülenebilir.
Hata	GİB sisteminde teknik bir sorun oluştu; Orka destek ekibiyle iletişime geçin.

E-Fatura ve E-Arşiv Farkı

	E-Fatura	E-Arşiv Fatura
Alıcı	E-fatura mükellefi	E-fatura mükellefi olmayan kişi/firma
Altyapı	Doğrudan GİB	Entegratör firmanın altyapısı (günlük GİB’e raporlanır)
Zaman damgası	Yok	Var
Kağıt fatura	Mükelleflere kesilemez	Kağıt fatura kesmeye devam edilebilir

Özel entegratörünüzü değiştirmek istiyorsanız önce yeni entegratörü bulun ve anlaşın. Yeni entegratör sizi kendi sistemine kaydedecek, GİB nezdindeki tüm işlemleri sizin adınıza yürütecektir. Son adımda eski entegratörünüze artık çalışmak istemediğinizi bildirmeniz yeterlidir. Şahıs firması iseniz e-imzanızla, aksi hâlde mali mühürünüzle onaylama yapmanız gerekir.