E-Arşiv Fatura Nedir?
E-arşiv fatura, kağıt üzerine basılan ya da yazılan faturanın dijital versiyonudur. Amacı açısından e-faturadan farkı yoktur; ancak alıcının e-fatura mükellefi olmaması durumunda kullanılır. E-arşiv faturaların ikinci kopyası, entegratör firmanın altyapısında saklanır ve her gün GİB’e raporlanır. Bu nedenle e-arşiv faturalar üzerinde zaman damgası bulunur.Mevzuatta yapılan güncellemeler ile artık e-fatura sistemine geçmeden de yalnızca e-arşiv fatura çözümü sunan yazılımlarla e-arşiv fatura kesilebilmektedir. Bu sayede hem e-fatura mükellefi olan hem de olmayan müşterilerinize tek platformdan fatura düzenleyebilirsiniz.
E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Farkları
| E-Fatura | E-Arşiv Fatura | |
|---|---|---|
| Alıcı kimdir? | E-fatura mükellefi firma/kişi | E-fatura mükellefi olmayan firma/kişi |
| Altyapı | Doğrudan GİB | Entegratör altyapısı (günlük GİB raporu) |
| Zaman damgası | Yok | Var |
| Kağıt fatura | Mükelleflere kesilemez | Kağıt fatura da kesilebilir |
| GİB kaydı | Anlık | Günlük raporlamayla |
Orka ile E-Arşiv Fatura Oluşturma
Orka, e-arşiv fatura sürecini uçtan uca yönetmenize olanak tanır. Fatura ekranında alıcı bilgilerini girdiğinizde Orka otomatik olarak mükellefiyet sorgusunu yapar; alıcı e-fatura mükellefi değilse belge otomatik olarak e-arşiv fatura olarak düzenlenir. E-arşiv fatura oluşturma adımları:- Orka’da fatura ekranını açın ve alıcı VKN/TCKN bilgisini girin.
- Ürün/hizmet kalemlerini ve tutarları doldurun.
- Faturayı imzalayın ve gönderin; sistem gönderimi ve raporlamayı otomatik olarak gerçekleştirir.
- Gönderilen fatura, alıcıya e-posta ile iletilir.
Kişiselleştirilebilen Fatura Tasarımı
Orka’da e-arşiv fatura görünümünü işletmenizin marka kimliğine uygun hâle getirebilirsiniz. Logo, renk ve düzen seçenekleriyle faturalarınızın marka imajınızı yansıtmasını sağlayabilir, müşterilerinize daha profesyonel bir deneyim sunabilirsiniz.Şubeye Özel E-Arşiv
Birden fazla şubeniz varsa her şube için ayrı e-arşiv tanımlaması yapabilirsiniz. Bu sayede farklı konumlardan bağımsız olarak fatura kesebilir, gelen ve giden e-arşiv faturalarınızın şube bazında takibini kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.E-Arşiv Fatura İptali
E-arşiv fatura iptal işlemi, faturanın GİB’e raporlanma durumuna göre değişir:- Aynı gün içinde: Fatura henüz GİB’e raporlanmadan iptal edilebilir.
- Sonraki gün ve sonrasında: GİB’e raporlanan faturalar için iptal bildirimi yapılması gerekir. İptal işlemi Orka üzerinden gerçekleştirilebilir.