Skip to main content
E-defter, işletmelerin mali işlemlerini kayıt altında tutmaları için kullandıkları yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik ortamda tutulmasıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak oluşturulan bu defterler, kağıt defterlerin yasal karşılığıdır.

​
E-Defter Nedir?

E-defter, geleneksel yevmiye ve büyük defterlerin GİB standartlarında dijital ortama taşınmış halidir. Orka programında girilen her muhasebe kaydı GİB standartlarına uygunluk açısından denetlenir; bilanço kuralları dışında kalan bir e-defter düzenlenemez veya gönderilemez. Bu sayede işlemlerinizde hata yapma olasılığı ortadan kalkar. E-defter uygulaması, GİB’in web sitesinden indirilen program aracılığıyla ya da özel entegratörler üzerinden kullanılabilir. HTTP korumasına sahip olan portal, yüklediğiniz verilerde güvenlik açığı oluşmasını engeller.

​
Kimler E-Defter Tutmak Zorundadır?

Genel kural olarak e-fatura kullanımı zorunlu kılınan işletmeler aynı zamanda e-defter tutmakla da yükümlüdür. Zorunluluk kapsamındaki firmalar GİB’in resmi sitesinde güncellenmektedir.
  • 01.01.2018 tarihinden itibaren serbest meslek erbapları ve basit usule tabi mükellefler Defter Beyan Sistemi’ni kullanmak zorundadır.
  • 01.01.2019 tarihinden itibaren diğer mükellefler de bu sisteme dahil edilmiştir.

​
E-Defter Beyan Sistemi

Defter Beyan Sistemi, GİB tarafından geliştirilen ve www.defterbeyan.gov.tr adresinden erişilebilen bir platformdur. Bu sistem sayesinde:
  • Serbest meslek erbapları ve basit usule tabi mükellefler kayıtlarını dijital ortamda tutabilir.
  • Beyanname, bildirim ve dilekçeler elektronik olarak iletilebilir.
  • Defterler oluşturulabilir, saklanabilir ve ibraz edilebilir.
Sistemde tutulabilen defterler: Bitim İşleri Defteri, Envanter Defteri, Amortisman Defteri, Çiftçi İşletme Defteri, İşletme Defteri, Serbest Meslek Kazanç Defteri, Damga Vergisi Defteri ve Ambar Defteri. Sisteme giriş için vergi dairenize başvurarak kullanıcı şifresi almanız gerekmektedir. Şifre kapalı bir zarfla tarafınıza iletilir; T.C. kimlik numaranız veya kullanıcı kodunuzla sisteme giriş yapabilirsiniz.

​
Orka’da E-Defter Oluşturma

Orka programında muhasebe kayıtlarınızı girdikçe sistem, bu kayıtların GİB standartlarına uygunluğunu otomatik olarak kontrol eder. E-defter gönderim günü yaklaştığında Orka sizi otomatik olarak uyarır. E-defter gönderimi için ana ekrandaki “Dosya Yolu Belirleme” butonu kullanılarak birden fazla berat dosyası hızlı ve kolay biçimde GİB sistemine yüklenebilir.

​
İmzalama: Mali Mühür ve E-İmza

E-defterlerinizi GİB’e göndermeden önce imzalamanız zorunludur:
  • Şirketler — Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından temin edilen mali mühür ile imzalama yapılır.
  • Şahıs firmaları — E-imza kullanılır.
Orka Bulut’ta e-defter imzalamak artık çok daha pratik. Dijital İnteraktif Vergi Dairesi (İVD) üzerinden Orka’ya muvafakatname vererek, mali mühür veya e-imza kullanmadan e-defter gönderebilirsiniz. Bunun için Orka E-Defter Saklama hizmetini satın almanız yeterlidir.

​
Orka E-Defter Saklama Hizmeti

Orka E-Defter Saklama, e-deftere ait bilgi ve dosyaların Orka sunucularında güvenle saklandığı bir bulut hizmetidir. Her bir VKN için sınırsız defter saklama kapasitesi sunar. Orka E-Defter Saklama hizmetinin sağladığı kolaylıklar:
  • Defterlerin bulut ortamında imzalanmasını sağlar.
  • Mali mühür kullanmadan defter imzalama imkânı sunar.
  • Program içinden e-defter başvurularını İVD’ye otomatik gönderir.
  • Satın alınan geçmiş yıllara ait defterler de Orka’nın bulut sisteminde saklanır.
Hizmeti satın almak için Orka ana modül ekranında sağ üst köşedeki e-Satış butonunu kullanabilirsiniz.
Orka E-Defter Saklama hizmeti satın alınmasa bile e-defterler daha önce olduğu gibi mali mühür veya e-imza kullanılarak gönderilmeye devam edilebilir. E-defter gönderim işleminin Orka tarafından yapılması istenirse E-Defter Gönderim Hizmeti paketi ayrıca satın alınabilir.

​
E-Defter Gönderim Hizmeti

E-Defter Gönderim Hizmeti, e-defter oluşturma ve gönderim süreçlerini Orka’nın üstlendiği ek bir hizmet paketidir. Bu hizmet olmadan e-defter oluşturma ve gönderim işlemleri kullanıcının kendi kontrolünde yürütülmeye devam eder.

​
Sık Sorulan Sorular

E-fatura kullanımı zorunlu olan işletmeler genel olarak e-defter tutmak ve saklamakla da yükümlüdür. Zorunluluk kapsamındaki firmalar belirli aralıklarla güncellenmektedir; en güncel bilgi için GİB’in resmi web sitesini incelemeniz önerilir.
Evet. Orka E-Defter Saklama hizmetini satın aldığınız firmalar için Orka’ya İVD üzerinden e-defter gönderim muvafakatnamesi vermeniz yeterlidir. Bu sayede mali mühür veya e-imza kullanmadan defter gönderimi yapabilirsiniz.
Hayır. E-defter gönderiminde oluşan XML dosyaları şema ve şematron kontrollerinden geçtikten sonra mali mühür ile imzalanıp gönderilmektedir. Orka’dan gönderim yapıyorsanız saklama da Orka üzerinden gerçekleştirilmelidir.
Evet. Orka E-Defter Saklama hizmetini satın aldığınızda, daha önce satın alınan yıllara ait defterler de Orka’nın bulut sisteminde saklanmaktadır.
Dijital İnteraktif Vergi Dairesi (İVD) üzerinden e-imza veya mali mühür gerekmeksizin e-defter başvurunuzu yapabilirsiniz. Orka E-Defter Saklama kullanıcıları, program içinden başvuru işlemlerini İVD’ye otomatik gönderebilir.
GİB’in hazırladığı www.defterbeyan.gov.tr adresinden ya da gelir vergisi yönünden bağlı olduğunuz vergi dairesine başvurarak sisteme dahil olabilirsiniz. Şifrenizi almak için mükellefin kendisi veya noter aracılığıyla yetkilendirdiği kişi başvuru yapabilir.